KPI-mittarit pienyritykselle: mitä mitata ja mitä jättää rauhaan
KPI on lyhenne englannin sanoista key performance indicator. Suomeksi suorituskykymittari, arkisemmin vain mittari tai tunnusluku. Se on luku, jota seuraat säännöllisesti, koska se kertoo onko yritys menossa haluamaasi suuntaan.
Siinä se. Loppu on sen miettimistä, mitkä luvut ansaitsevat paikkansa.
Mikä erottaa mittarin tavallisesta luvusta
Yrityksestä irtoaa satoja lukuja. Liikevaihto, kävijämäärä, lähetetyt laskut, seuraajat, sähköpostien avausprosentti. Suurin osa on pelkkiä lukuja. Ne kertovat mitä tapahtui, mutta et tee niille mitään.
Mittari on luku, joka muuttaa käytöstäsi.
Testi on helppo. Kysy jokaisesta luvusta: jos tämä puolittuu ensi kuussa, mitä teen? Jos vastaus on selvä, kyseessä on mittari. Jos katsot lukua, nyökkäät ja jatkat samaan malliin, kyseessä on tilasto. Poista se listalta.
Kuinka monta mittaria tarvitset
Kolme tai neljä.
Isot yritykset seuraavat kymmeniä lukuja, koska niissä on kymmeniä ihmisiä ja jokaisella oma vastuualue. Viiden hengen yrityksessä sama ihminen myy, tekee työn, laskuttaa ja soittaa perään. Jos hänellä on viisitoista mittaria, hän ei seuraa yhtäkään niistä.
Neljä kysymystä kattaa useimmat pienyritykset:
- Mistä työ tulee? Yhteydenotot, tarjouspyynnöt tai uudet asiakkaat kuukaudessa.
- Kuinka moni ostaa? Tarjousten läpimenoprosentti.
- Paljonko työstä jää käteen? Kate per työ tai per tunti.
- Kuinka kauan raha viipyy matkalla? Päivät laskun lähettämisestä sen maksuun.
Esimerkkejä toimialoittain
| Yritys | Mistä työ tulee | Paljonko jää | Rahan kierto |
|---|---|---|---|
| LVI-urakoitsija | Tarjouspyynnöt / kk | Kate per urakka | Maksuaika päivinä |
| Kampaamo | Uudet asiakkaat / kk | Euroa per tuoli per päivä | Ei ongelma, maksu heti |
| Kirjanpitäjä | Uudet toimeksiannot / kk | Kate per asiakas / kk | Maksuaika päivinä |
| Verkkokauppias | Kävijät / kk | Kate per tilaus | Varaston kiertonopeus |
Huomaa, ettei liikevaihto ole yhdessäkään sarakkeessa. Se on tulos, ei mittari. Liikevaihto kertoo mitä tapahtui, muttei sitä miksi.
Kate on melkein aina se tärkein
Jos jaksat seurata vain yhtä lukua, seuraa katetta per työ.
Olen nähnyt tämän riittävän monta kertaa: yrittäjällä on täysi kalenteri, liikevaihto kasvaa ja tilillä on koko ajan vähemmän rahaa. Syy on lähes poikkeuksetta sama. Osa töistä tehdään tappiolla, eikä kukaan tiedä mitkä.
Kun lasket katteen työkohtaisesti, huomaat yleensä kahden viikon sisällä, mitkä asiakkaat tai työtyypit kannattaa hinnoitella uudelleen. Tai jättää tekemättä.
Neljä tapaa pilata mittarit
Liikevaihdon seuraaminen katteen sijaan. Kasvava liikevaihto ja kutistuva tili on yleisin yhdistelmä, jonka pienyrityksissä näkee.
Mittarit, joihin et voi vaikuttaa. Toimialan yleinen kysyntä on kiinnostavaa luettavaa, mutta ensi maanantaina et tee sille mitään.
Mittaaminen kerran vuodessa. Tilinpäätös kertoo, mikä meni pieleen kymmenen kuukautta sitten. Kuukausi on useimmille sopiva väli, myyntiluvuille viikko.
Liian monta mittaria. Tähän palataan, koska se on niistä sitkein. Viisitoista lukua Excelissä tuntuu huolelliselta. Käytännössä se tarkoittaa, ettei mitään niistä katsota.
Mistä luvut oikeasti otetaan
Tämä on se kohta, jossa mittaaminen yleensä kuolee.
Luvut ovat olemassa. Ne vain makaavat neljässä eri paikassa: laskutusohjelmassa, kirjanpidossa, sähköpostissa ja yrittäjän päässä. Niiden kokoaminen kerran kuussa vie tunnin, ja se tunti on juuri se, joka jää käyttämättä kiireisenä kuukautena.
Kaksi tapaa selvitä. Joko teet siitä niin kevyttä, että tunnista tulee vartti, tai automatisoit keräämisen ja käytät oman aikasi lukujen katsomiseen.
Kevyt versio riittää useimmille: yksi taulukko, neljä riviä, kalenteriin toistuva merkintä kuun ensimmäiselle arkipäivälle. Ei sen kummempaa.
Miksi tämä kiinnostaa meitä
Alecom rakentaa pienyrityksille tekoälypalveluita, jotka hoitavat toistuvat työt. Laskutamme tuloksista, joten meidän on pystyttävä osoittamaan tulos numeroina. Se onnistuu vain, jos asiakkaalla on jokin luku, jota seurattiin jo ennen meitä.
Siksi kysymme ensimmäisenä, mitä mittaat nyt. Yllättävän usein vastaus on, ettei mitään. Se on ihan hyvä paikka aloittaa, kunhan aloittaa.
Jos haluat jutella siitä, mitkä luvut sinun kannattaisi ottaa seurantaan, laita viestiä osoitteeseen info@alecom.fi.
Aihe: Oppaat